Word en Excel koppelen
Als u een brief wilt schrijven naar een grote groep mensen is het geen doen om één voor één de namen en adressen van deze mensen boven de mailing te zetten. Als u deze adressen in een Excel bestand heeft staan dan is dit heel eenvoudig te koppelen aan een brief die u in Word heeft opgemaakt. Dat scheelt u een hoop werk. In dit artikel leest u hoe u Word en Excel aan elkaar gekoppeld kunnen worden.
Word en Excel koppelen
Voordat u Word en Excel kunt koppelen, moet u eerst een Excel bestand hebben. Onderstaande tekst beschrijft de stappen van Word en Excel koppelen.
Een Excel-bestand maken
Het Excel bestand waarin u de adressen heeft staan, moet aan een aantal voorwaarden voldoen, voordat het goed gebruikt kan worden. De kolommen moet u gebruiken voor de verschillende gegevens (zoals naam, adres, postcode, plaats etc) en de rijen voor de verschillende adressen. Maak boven elke kolom een kop, zoals naam, adres, plaats etc. Dit is belangrijk om de juiste gegevens in Word op te kunnen zoeken.
Het Excel bestand koppelen aan Word
Als u een brief heeft gemaakt in Word en bijvoorbeeld de adresgegevens van elke ontvanger boven de brief wilt zetten (naam, adres, postcode en plaats) dan moet u het Excel bestand gaan koppelen aan uw Word document. U doet dit als volgt:
- Allereerst klikt u boven in de werkbalk van uw Word bestand op ‘Verzendlijsten’.
- Klik daar op ‘Afdruk samenvoegen starten’ en selecteer welk product u wilt maken. We kiezen in dit voorbeeld voor ‘Brieven’.
- Klik daarna op ‘Adressen selecteren’ en klik dan op ‘bestaande lijst gebruiken..’.
- U kunt nu het juiste Excel bestand op uw harde schijf selecteren. Klik op ‘Openen’.
- Als u meerdere tabbladen in het Excel bestand hebt staan, moet u ook nog de juiste tabel kiezen in het scherm dat u nu ziet. Kies het juiste tabblad en klik op Ok.
- U heeft nu Word en Excel aan elkaar gekoppeld.
- Boven in uw werkbalk zijn nu een paar extra opties gekomen.
- U kunt nu met de knop ‘Samenvoegvelden invoegen’ de verschillende variabelen uit het Excel bestand gaan invoegen, zoals naam, adres, postcode en plaats. In het Word document wordt dit weergegeven met haakjes («») er omheen
- U kunt er ook voor kiezen om in één keer het ‘Adresblok’ of de ‘Begroetingsregel’ in te voegen.
- Als u hierna op de knop ‘Voorbeeld van het resultaat’ klikt dan ziet u het eerste adres uit het Excel bestand in uw Word document verschijnen. Met de pijltjes in dezelfde werkbalk kunt u door de adressen bladeren. U ziet dit doordat de adresgegevens in het Word document iedere keer verspringen naar de volgende rij in het Excel bestand.
- Vervolgens klikt u op ‘Voltooien en samenvoegen’. U heeft dan drie opties. U kunt de documenten afzonderlijk bewerken, direct alle bestanden afdrukken of het document per e-mail versturen.
- U kunt hier nu zelf een keuze maken welke optie u wilt uitvoeren.
Andere tips
Uiteraard kunt u deze methode voor talloze andere activiteiten gebruiken. U kunt bijvoorbeeld een naam in de tekst van de brief opnemen, waardoor de tekst een persoonlijke tint krijgt. Verder kan het ook goed werken om een t.a.v. regel in het adresblok boven de mailing te zetten. U weet dan zeker dat de brief bij de juiste persoon terecht komt.
