Regels maken in Outlook

Je e-mail beheren is soms een hele klus. Vooral in een tijdperk waarin e-mail steeds meer wordt gezien als algemeen geaccepteerd communicatiemiddel. Outlook biedt een functie aan om je e-mail beter te kunnen beheren: Outlook regels. Bijvoorbeeld door een outlook regel in te stellen die e-mail van een bepaalde afzender direct in een map plaatst. In dit artikel leggen we in twee stappen uit hoe je een outlook regel maakt.

Regels instellen in Outlook

1. Mappen maken

De eerste stap om uw e-mail beter te beheren is het aanmaken van mappen in Outlook.

• Klik hiervoor op ‘Postbak IN’ met uw rechter muisknop (in het linker menu, de boomstructuur van Outlook).
• Kies nu voor ‘Nieuwe Map’. In het venster dat verschijnt, kunt u een naam kiezen (bijvoorbeeld Familie, Leveranciers of Klanten).

2. Outlook regel instellen

Nadat u onder Postvak IN een aantal mappen heeft aangemaakt, kunt u nu Outlook regels maken en toewijzen aan e-mail.

• Klik met uw rechter muisknop op een e-mailbericht. Kies vervolgens voor ‘Regels‘ en dan ‘Regel maken‘. In het venster dat verschijnt moet u twee dingen instellen:
  • Selecteer de voorwaarde van een e-mailbericht, voordat Outlook een regel uitvoert.
  • Selecteer welke regel Outlook moet uitvoeren, nadat er is voldaan aan een bepaalde voorwaarde.

Mail in map laten binnenkomen

Bovenaan in het venster kunt u twee belangrijke voorwaarden instellen: De naam van de afzender of het onderwerp van het bericht. In de meeste gevallen wilt u alle Outlook mail in een map laten binnen. Zet in dat geval dan een vinkje voor de naam van de afzender van het e-mailbericht.

Vervolgens kunt u aangeven welke Outlook regel uitgevoerd moet worden voor de e-mail van de afzender. U kunt bijvoorbeeld een speciaal geluid laten afspelen, maar interessanter is natuurlijk de mail in een map laten binnen. Zet hiervoor een vinkje voor ‘E-mail naar map verplaatsen‘. Selecteer vervolgens de juiste map via de button ‘Map selecteren‘.

Zodra u op OK klikt, krijgt u nog de vraag of de Outlook regel van toepassing moet zijn op alle berichten die je inmiddels van de afzender hebt ontvangen. Zet hier een vinkje voor en klik nogmaals op OK. Alle e-mail van de afzender wordt nu direct in de juiste map geplaatst.