Interviews geven
Een interview geven lijkt gemakkelijk, maar het tegendeel is waar. De journalist is een professional met een scherp oog en oor voor nieuws. Dit artikel staat vol met adviezen en tips voor het geven van een interview, zodat uw boodschap helder overkomt.
Afspraken maken met de journalist
Misschien belt een journalist u met het verzoek om een interview af te nemen. Gaat het om een medium (krant, radio, TV, website) dat interessant is voor u dan gaat u waarschijnlijk op het verzoek in. Doe dat wel onder bepaalde voorwaarden die u van tevoren met de journalist afspreekt. Als u die hebt, laat dat dan doen door de afdeling communicatie.
U kunt natuurlijk ook zelf een journalist benaderen om een interview te regelen. Een persbericht kan daarvoor de aanldeiding zijn. Echter, in alle gevallen gaat het erom dat de gewenste boodschap met enige zekerheid bij de juiste mensen, namelijk de doelgroep, terecht komt.
Voorbereiding
Een goede journalist zal het interview grondig voorbereiden. Daarbij kunt u van dienst zijn: bied altijd aan om van te voren informatie toe te sturen. Maar bereid u zélf vooral ook goed voor op het onderwerp; zo heeft u de meeste invloed op wat er in het medium over uw bedrijf gezegd wordt. Als de geïnterviewde iemand anders is dan uzelf, zorg er dan voor dat die persoon vóór het interview informatie krijgt over het medium en over de journalist als persoon. Laat het er nooit op aankomen.
Zelfs bij een onverwacht mediacontact is het van belang om ruimte te vinden voor enige voorbereiding, bijvoorbeeld voor ruggespraak met een collega of de directie. Vaak lukt dat wel. En zo niet? Zorg dat u een basistraining voor het omgaan met de media achter de rug heeft. Dan voelt u zich zekerder.
Het resultaat
Ondanks de goede voorbereidingen en ondanks een volgens u goed verlopen gesprek kan het resultaat van een interview teleurstellend zijn. De ‘kop’ deugt niet, uitspraken zijn uit hun context gehaald of het wordt een piepklein berichtje ergens achter in de krant. Bedenk in dat geval, dat het goede gesprek moest worden weergegeven en samengevat in een geschreven artikel, dat de kop meestal niet door de journalist zelf wordt gemaakt en dat er door de eindredacteur die het artikel moet inpassen in het totaal van het blad, nog wel eens wat ‘technisch’ wordt aangepast. Dat is nooit leuk, maar het hoort er bij! U kunt een journalist daar alleen op aanspreken als er feitelijke onwaarheden in staan. De journalist heeft een opdracht en wil zijn werk goed doen. Twee dingen zijn daarbij van belang: hij of zij heeft ook een manager, die lastig kan worden als hij niet tevreden is en er is waarschijnlijk een deadline. Hou daar altijd rekening mee.
Checklist voor interviews – 12 cruciale punten
- Voorbereiding: probeer zo precies mogelijk aan de weet te komen waarover men het wil hebben in het interview. Vraag u vervolgens af of de vraagstelling voldoende mogelijkheden biedt om de eigen boodschap te communiceren. Heb daarom een kort voorgesprek met de journalist, onderhandel desnoods en maak goede afspraken.
- Afspraken: maak voor het interview heldere afspraken over de vraagstelling en over de tijdsduur van het interview. De vuistregel is maximaal één uur; als het te lang duurt, komen mensen vaak ‘op de praatstoel’ en gaan fouten maken. En vergeet vooral niet om nauwkeurige afspraken te maken over het controleren van de teksten achteraf. Laat u daarbij niet voor het blok zetten. Alleen feitelijke onjuistheden kunnen gecorrigeerd worden, maar gedane uitspraken nemen geen keer; gezegd is gezegd!
- Doe het niet alleen: zorg ervoor dat er iemand bij u is tijdens het interview, bij voorkeur een ervaren persoon van de PR afdeling die de afspraak heeft gemaakt en de journalist kent. Deze persoon houdt ook de tijd in de gaten, corrigeert waar nodig en controleert het artikel voor publicatie op de feiten.
- De boodschap: zorg dat de boodschap helder is en niet te lang. Twee à drie hoofdpunten, dat is meestal voldoende. En denk er vooral aan, dat de boodschap bedoeld is voor de doelgroep en niet voor de journalist. Bereid de boodschap niet alleen mondeling voor, maar schrijf het ook voor uzelf op.
- Waarheid en feiten: beperk u tot de waarheid en houd u aan de feiten. Ga niet speculeren of dagdromen. Als later blijkt dat het niet uitkomt of zelfs niet waar is, word u er meedogenloos mee geconfronteerd. Van uw eigen bedrijf kunt u alles controleren, maar van een concurrent niet. Laat u daarom niet verleiden om een uitspraak over een concurrent te doen, tenzij u 100% zeker van uw zaak bent. Herhaal ook gewoon wat u al eerder gezegd hebt als een journalist twee of drie keer dezelfde vraag stelt gedurende het interview.
- Toon beperkt emoties: wees niet te koel, toon wel betrokkenheid. Word niet boos als er pertinente onwaarheden naar voren gebracht worden, maar toon u dan hooguit beheerst verontwaardigd en weerleg het met feiten. Enthousiasme en passie voor uw bedrijf mag u wel tonen, maar overdrijf het niet. Bedenk dat het heel moeilijk is om emoties objectief weer te geven, dus wanneer u ze gebruikt moet het functioneel zijn. En let op: uw lichaam praat ook mee! Wees daarom ook bedacht op de emoties die uw lichaamstaal uitstraalt.
- Toon zelfvertrouwen: laat duidelijk merken dat u weet waar u over praat, het liefst met enig beheerst enthousiasme. U bent de expert, daarom is de journalist ook naar u toe gekomen. Wees echter wel begrijpelijk: vermijd vaktaal en afkortingen. Of als het echt niet anders kan, leg het dan even goed uit.
- Let op de context van het interview: vergewis u van tevoren of het een zogenaamd één op één interview is. Of misschien alleen een gesprek om achtergrond informatie op te doen. Of wordt het toch een breed verhaal waar ook citaten van anderen in voorkomen, misschien wel van concurrenten. Vraag dan altijd wie die anderen zijn!
- Voorzichtig met concurrenten: noem nooit ongevraagd de naam van een concurrent in combinatie met een stevige uitspraak. Serieuze journalisten zullen altijd ‘hoor en wederhoor’ toepassen en zo kan het gebeuren dat u de concurrent de gelegenheid geeft om een prachtig punt te scoren in uw interview! In de omgekeerde situatie moet u juist heel scherp zijn en inderdaad dat punt maken! In uw marketing en communicatie strategie moet u nauwkeurig bepalen wie uw concurrenten zijn en hoe uw houding is ten opzichte van ieder van hen. Dat bepaalt dan ook uw houding in alle interviews. Zorg ervoor dat uw reactie geloofwaardig is en niet lachwekkend. Als éénmansbedrijf mag uzelf ervan overtuigd zijn dat u met bijvoorbeeld Microsoft kunt concurreren, maar buitenstaanders zullen u meewarig aankijken.
- Blijf alert, off the record bestaat niet: probeer bij het zoveelste interview over hetzelfde onderwerp toch alert blijven op kansen of valkuilen. Zorg voor consistentie met beheerste creativiteit zodat in alle publicaties de kernboodschap hetzelfde is en de nuances gebruikt worden om de specifieke doelgroepen aan te spreken. Let er ook op dat het interview duurt vanaf het moment dat de journalist binnenkomt bij de receptie totdat hij of zij de deur weer uitgaat. Het komt nogal eens voor dat die leuke uitspraak of grap bij het uitlaten of tijdens het nemen van de foto’s als kop boven het artikel opduikt!
- Oefenen: investeren in oefenen levert rendement op. Laat een collega de kritische journalist spelen. Gebruik Q&A documenten, daar zijn ze voor. Benut eerdere ervaringen met hetzelfde medium of dezelfde journalist.
- Evaluatie: wat wilde u ook al weer met het interview bereiken? Vergelijk dat met wat er uiteindelijk uit kwam. Hoe verklaar je de verschillen, ook als deze positief uitvallen? Doe iets met die ervaringen en benut ze de volgende keer. Documenteer ze bijvoorbeeld en publiceer ze in uw PR richtlijnen.
Radio en televisie
Bovenstaande checklist is vooral bedoeld voor interviews in het algemeen. Voor radio en televisie interviews zijn er echter nog extra aandachtspunten:
- Radio is een kwestie van minuten, televisie van seconden!
- Er wordt geluisterd: praat nooit te snel en articuleer goed.
- Er is weinig tijd: wees kort en bondig, en vertel desnoods drie keer hetzelfde als u vindt dat het de kernboodschap is (met het oog op montage).
- Beeld stelt eisen: let op uw lichaamstaal en zie er verzorgd uit.
Om dit soort interviews goed te doen zijn er de volgende tips:
Tip 1: oefen ‘live’ met microfoon of videocamera. Commentaar van anderen is heel belangrijk, maar kritisch naar jezelf luisteren en kijken is nog belangrijker.
Tip 2: voor radio en televisie geldt nog meer dan voor geschreven media: doe een interview nooit in je eentje. Laat je vergezellen door een ervaren medewerker van de afdeling communicatie. Liefst degene die de afspraken heeft gemaakt en achteraf onderhandelt.
Tip 3: er bestaan wel degelijk ‘off the record’ of ‘background’ afspraken, maar maak die alleen met journalisten die u kent en vertrouwt. En doe dat duidelijk, zodat u beiden hetzelfde onder ‘off the record’ verstaat!
Tip 4: let altijd op wat u zegt voor of na het ‘officiële’ gesprek. Het interview is bij wijze van spreken pas echt afgelopen als de journalist het pand heeft verlaten, omdat u nooit weet of de microfoon al uitgeschakeld is of de camera nog draait! Zelfs de groten der aarde hebben hiermee fouten gemaakt …
Aanbevolen links:
http://www.hayona.nl
