E-mail organiseren
Sommige mensen komen om in de e-mail. Niet alleen door enorme hoeveelheden spam, maar ook omdat e-mail steeds vaker gebruikt wordt als communicatiemiddel. In dit artikel enkele tips om je mail beter te organiseren.
1. Mappen en submappen In Outlook
In Outlook is het mogelijk om mappen en submappen te maken. Probeer voor je zelf een logische indeling te bedenken. Als je voor een bedrijf of organisatie werkt, kan dat bijvoorbeeld door onderscheid te maken in klanten, partners, collega’s etc. Mappen en submappen aanmaken doe je door in de boomstructuur aan de linkerkant met de rechtermuisknop op een map te klikken. Kies dan voor ‘Nieuwe map’. In het venster dat verschijnt kan je een naam opgeven. Klik op OK en de map is aangemaakt.
2. Labels in Gmail
In Gmail werkt het organiseren van de e-mail wat anders dan in Outlook. In Gmail kan je labels aanmaken en vervolgens aan elk mailtje het gewenste label ‘hangen’. Op die manier kan je op een later tijdstip alle mail over een bepaald onderwerp gemakkelijk terug vinden. Een label aanmaken doe je door aan de linkerkant van het scherm in het venster ‘Labels’ te klikken op ‘Labels bewerken’. In het nieuwe scherm dat verschijnt, kan je heel eenvoudig nieuwe labels aanmaken en bestaande labels aanpassen of verwijderen.
Labels aan e-mail toevoegen is in Gmail heel eenvoudig. Selecteer een e-mail waaraan je een label wilt koppelen. Kies vervolgens in het dropdown menu bovenaan (naast de knop ‘Verwijderen’) het juiste label. Je ziet dat de naam van het label nu voor het mailtje komt te staan. Als je nu in het venster ‘Labels’ aan de linkerkant klikt op één van je labels dan zie je alleen de e-mails waaraan je dit label hebt gekoppeld.
3. Mappen en labels nummeren
Nummer de mappen/labels naar prioriteit (cijfer opnemen in de titel), zo worden de meest gebruikte/belangrijkste als eerste getoond. Handig als je veel mappen/labels gebruikt.
4. Regels maken in Outlook
Naast het maken van mappen en submappen kan je in Outlook ook regels maken. Hierdoor kan je in één keer instellen dat alle mail van een bepaald persoon of over een speciaal onderwerp in de juiste map komt te staan. Lees hiervoor het artikel ‘Regels maken in Outlook’ (zie dit artikel in het grijze blok gerelateerde artikelen aan de rechterkant).
5. Spam weren in Outlook
Spam is een steeds groter probleem aan het worden. Spam weren kan op twee manieren. Allereerst doordat uw provider een spamfilter instelt waardoor een groot deel van de ongewenste mail wordt tegen gehouden voordat het uw mailbox bereikt. Ten tweede kan u lokaal een spamfilter installeren (bijvoorbeeld het gratis programma spamhilator, zie link onder dit artikel).
Soms wil het dan toch nog gebeuren dat er spam in uw inbox van Outlook terecht komt. Je kan dan de afzender van dit mailtje door Outlook laten herkennen als spam, zodat het bij een volgende keer wel in de spambox terecht komt. Klik hiervoor rechts op het mailtje. Kies dan voor ‘Ongewenste e-mail’ en daarna voor ‘Afzender toevoegen aan lijst met geblokkeerde afzenders’.
6. Spam uit je inbox met één druk op de knop in Outlook
Als je regelmatig nog spam in je inbox krijgt, is het lastig om de handeling beschreven onder paragraaf 4 iedere keer te moeten uitvoeren. Handig is dan dat je met één druk op een knop het mailtje aan de lijst met geblokkeerde afzenders kan toevoegen. Kies daarvoor Beeld > Werkbalken > Aanpassen. Er verschijnt een nieuw venster. Kies in dit venster voor tabblad ‘Opdrachten’. Selecteer in de linker lijst ‘Acties’. Scroll in de rechter lijst naar beneden en selecteer ‘Afzender toevoegen aan lijst met geblokkeerde afzenders’. Sleep dit item naar de werkbalk van Outlook waar je deze knop graag wilt hebben. Klik op sluiten als de nieuwe knop op de juiste plek staat. Voortaan kan je met één druk op de knop ongewenste mail aan de lijst met geblokkeerde afzenders toevoegen.
De knop uit de werkbalk verwijderen is ook niet moeilijk. Ga hiervoor weer naar Beeld > Werkbalken > Aanpassen. Als het nieuwe venster is geopend kan je de knop op de werkbalk er weer af slepen. Zodra je de knop loslaat, is de knop van de werkbalk verdwenen.
Aanbevolen links:
http://www.spamihilator.com/
