Digitaal briefpapier maken

Steeds meer bedrijven maken gebruik van online communicatie. Ook de correspondentie die eerst voornamelijk op voorgedrukt briefpapier werd gedrukt, wordt nu online uitgewisseld. In de meeste gevallen wordt er dan van een Word document een PDF gemaakt. In dit artikel leest u hoe u digitaal briefpapier maakt door gebruik van Word en een PDF.

Briefpapier in Word gebruiken

Bij digitaal briefpapier maken, heeft u in de eerste instantie uw briefpapier als digitaal bestand nodig. Heeft u dit niet dan kunt u dit altijd bij uw reclamebureau opvragen. U kunt het beste een JPG bestand gebruiken.

U moet in Word de volgende stappen nemen:

1. Open een nieuw Word bestand.
2. Kies ‘Invoegen -> Koptekst -> Koptekst bewerken’.
3. Vervolgens klikt u op ‘Afbeelding’ boven in de werkbalk.
4. U kunt het JPG bestand van uw briefpapier op uw harde schijf zoeken.
5. Kies het bestand en klik op ‘Invoegen’.
6. U ziet nu de afbeelding van uw briefpapier in uw Word document staan.
7. Selecteer nu de afbeelding door er op te klikken.
8. Klik nu boven in de werkbalk op ‘Tekstterugloop’ en selecteer ‘Achter Tekst’.
9. Vervolgens sleept u de afbeelding van uw briefpapier naar de linker bovenhoek. Daarna vergroot of verkleint u het briefpapier, zodat het de hele pagina in beslag neemt.
10. Tot slot klikt u in de werkbalk op ‘Hulpmiddelen voor kop- en voetteksten’ en klik daar op ‘Koptekst en voettekst sluiten’.  U ziet nu dat het briefpapier op de achtergrond van uw Word document staat.

Het digitaal briefpapier is nu klaar om te gebruiken. U kunt nu beginnen met typen.

Een PDF maken van het Word document

Nadat u uw brief heeft geschreven, kunt u er een PDF van maken. Dit heeft als voordeel dat de ontvanger van de PDF het document niet meer kan aanpassen. Daarnaast is een PDF een algemeen geaccepteerd standaardformaat dat in principe op iedere computer geopend moet kunnen worden.

Een PDF bestand maakt u op de volgende manier:

1. Als u uw Word bestand nog niet hebt geopend, open dan uw Word bestand.
2. Klik boven in de werkbalk op ‘Bestand’ en daarna op ‘Opslaan als’.
3. Selecteer dan de map waar u het bestand wilt opslaan.
4. Klik het vakje naast ‘Bestandsnaam’ aan en typ hier de naam van het bestand aan.
5. Selecteer daarna de optie ‘Opslaan als’ daar onder en klik op ‘PDF’, daarna kunt op u opslaan klikken.
6. Uw PDF bestand wordt nu automatisch geopend en is opgeslagen in de map die u hebt geselecteerd.

Uw digitaal briefpapier met de tekst die u hierin hebt getypt is nu klaar om verstuurd te worden.