Professioneel presenteren

Geeft u wel eens een presentatie? Dan heeft u zich ook vast wel eens afgevraagd wat het effect daarvan was en hoe het beter zou kunnen. Lees dan even verder voor een aantal praktische aanbevelingen.

De eerste vraag die we onszelf moeten stellen bij het voorbereiden van een presentatie, is of het echt nodig is om powerpoint te gebruiken. Grijpen naar hulpmiddelen is wat bij de gemiddelde Nederlandse professional het eerst opkomt, geconfronteerd met de vraag om een presentatie te houden. Ware Powerpointtijgers draaien hun hand niet om voor een plaatje meer of minder. Knippen en plakken, pijltjes en bullets, dia’s wijzigen tot 5 minuten voor het begin van de presentatie, ze zitten er niet mee. Maar is dit nu wel de juiste manier om te presenteren? Bij dit artikel is gebruik gemaakt van de voordracht van Fred Akkerma: “presenteren zonder plaatjes” (de directe link naar deze voordracht vindt u onderaan het artikel).

Bij het presenteren zelf gaat het al vaak fout: de dia’s blijken geen hulpmiddel te zijn, maar dicteren wat de presentator zegt. Niet zelden kijkt de presentator naar het projectiescherm in plaats van naar zijn publiek. Op lichaamstaal wordt al helemaal niet gelet, dat vinden wij Nederlanders overdreven. Retorica is ons vreemd en we denken dat de inhoud en geliktheid van de plaatsjes de dingen zijn waar het om gaat, maar niets is minder waar.

Door deze slechte manier van presenteren raken mensen verveeld door powerpoint voorstellingen. Dat is jammer, want het is een geweldig middel dat een goede voordracht op de juiste manier kan ondersteunen. Maar dan moet het wel een hulpmiddel blijven. is

Voorbereiden

Trap niet in de valkuil ‘dat doe ik wel even’. Presentaties en voordrachten zijn zelden boeiend. Ze zijn saai, langdradig, bevatten te veel informatie of missen richting. Oorzaak: te weinig voorbereiding. Een goede voorbereiding betekent: doelstelling formuleren; doelgroep identificeren en daar de boodschap en wijze van presenteren op aanpassen. En ook uitgebreid voor de spiegel staan of oefenen voor uw familieleden en collega’s. Voorbereiden betekent ook: geen geklungel met draden, sheets en niet-werkende beamers. Als u hulpmiddelen gebruikt, zorg dat u alles van tevoren heeft getest.

Emotioneren

Kennisoverdracht is niet altijd de basisdoelstelling van een presentatie. Kennis komt van papier, een opleiding, uit gesprekken, uit vergaderingen of emailcontact. Maar meestal niet uit presentaties. Daarvoor is het middel veel te vluchtig. Natuurlijk: uw verhaal moet inhoudelijk stevig zijn, maar om een ‘klik’ te krijgen met uw publiek is meer nodig. Gebruik uw presentatie om te enthousiasmeren, te overtuigen, te prikkelen. Kortom, te emotioneren. Is de interesse eenmaal gewekt, dan reikt u na uw presentatie een informatief document uit, voorzien van uw visitekaartje. Liever nog maakt u natuurlijk direct na de presentatie al de nodige afspraken.
Om te kunnen emotioneren moet u zelf ook enthousiast overkomen. Dat kan alleen als u de materie goed beheerst en weet waar u voor staat. Het betekent ook dat u vanaf het begin contact hebt met het publiek. Humor kan daarbij bevrijdend werken. Verwerk daarom altijd een leuk voorbeeld of een grap in uw voordracht. Als u niet grappig bent, probeer dat dan ook niet te zijn maar gebruik een hulpmiddel. Bijvoorbeeld een cartoon, een strip van Fokke en Sukke uit het NRC of een strip van Dilbert. Bedenk daarbij wel of het past bij uw publiek; niets is zo pijnlijk als een misplaatste grap.

Lichaamstaal

Lichaamstaal bepaalt hoe en of uw presentatie overkomt, niet de inhoud. Gebruik daarom die lichaamstaal die nodig is om de emotie van dat moment over te brengen. Lees ook het artikel: “het lichaam praat mee”.

Herhaling

Als herhaling de kracht is van reclame, dan geldt dat ook voor een voordracht. Doe dat wel op een goede manier, anders wordt het vervelend. Probeer belangrijke punten die u wilt maken twee keer te zeggen in andere bewoordingen. Gebruik daarbij oneliners die het publiek kan onthouden. Oneliners maken is niet gemakkelijk; denk hierbij aan krantenkoppen.

Het onverwachte

Doe iets onverwachts en u bent verzekerd van aandacht. Laat de stoelen anders zetten, vertel dat u eigenlijk geen zin hebt om te presenteren, zet de beamer plotseling uit, enzovoort. Wijk af van het standaard patroon om een goede communicatie op gang te brengen.

Interactie

Reacties van het publiek kunnen een voordracht levendig maken en stimuleer dat ook door middel van vragen. Zorg er echter wel voor dat het niet uitmondt in een discussie want dan raakt u de regie kwijt en kunt u niet meer overbrengen wat u wilde.
Hanteer daarom ook alle standaard presentatieregels; formuleer een heldere doelstelling, zorg voor een verhaal met kop, romp en staart, spreek in duidelijke en korte bewoordingen, vermijd details, presenteer niet alleen, maar communiceer.

Aanbevolen links:
http://www.managementsite.net/content/articles/302/302.asp#3 …