Uitleg 7S-model van McKinsey

Het 7S-model uitgewerkt

Het 7S-model van McKinsey is een overzichtelijk model om de interne situatie van een organisatie in kaart te brengen en dus onmisbaar bij een goede interne analyse. Omdat het zo’n overzichtelijk model is dat op vrijwel elke organisatie toe te passen is wordt het veel gebruikt door studenten wanneer zij tijdens het schrijven van hun scriptie een interne analyse moeten maken. Alle zeven factoren worden hieronder één voor één uitgewerkt, vertaald naar het Nederlands en indien nodig verduidelijkt met een paar voorbeelden, maar voordat er ingezoomd wordt op de verschillende factoren, eerst wat algemene informatie om het geheel en de samenhang van dit model beter te begrijpen.

Harde en zachte factoren

Het 7S-model is te verdelen in drie harde factoren: structuur (structure), strategie (strategy) en systemen (systems) en in vier zachte factoren: personeel (staff), leiderschapsstijlen (style), sleutelvaardigheden (skills) en gedeelde waarden (shared values). De drie harde factoren zijn makkelijker in kaart te brengen en indien nodig aan te passen, omdat dit over meer tastbare onderwerpen gaat zoals processen, plannen en de organisatiestructuur. De zachte factoren hebben meer betrekking op de bedrijfscultuur. Dit blijkt in de praktijk vaak lastiger om in kaart te brengen en indien nodig aan te passen. Wanneer een organisatie goed in elkaar zit dan functioneren alle factoren los van elkaar volgens dezelfde gedeelde waarden, namelijk volgens de missie en visie van de organisatie. Mocht er een factor zijn dat hier niet aan voldoet dan moet er gekeken worden wat er bij die factor moet veranderen zodat het wel volgens deze missie en visie gaat werken.

1. Structuur (structure)

Met de structuur van een organisatie worden onderdelen als bedrijfsprocessen, afdelingen en taakverdelingen bedoeld. Verder kan je jezelf de volgende vragen stellen: hoe ziet de hiërarchie binnen een bedrijf eruit en wie heeft welke bevoegdheden en verantwoordelijkheden? Een organogram kan een handig hulpmiddel zijn om de hiërarchie binnen een organisatie overzichtelijk in kaart te brengen. Door de structuur goed uit te werken krijg je al een goed beeld van hoe een organisatie in elkaar zit.

2. Strategie (strategy)

De meeste organisaties werken aan de hand van een strategisch plan. Dit is in de meeste gevallen een meerjarenplan. Kijk naar de lange termijn doelstellingen van de organisatie en de wijze waarop de organisatie deze doelstellingen wilt bereiken. Dit onderdeel van het 7S-model is belangrijk omdat hier duidelijk wordt of er daadwerkelijk doelgericht gewerkt wordt binnen de organisatie.

3. Systemen (systems)

Bij dit onderdeel moet er gekeken worden naar alles wat met regels, afspraken en systemen te maken heeft. Om een paar voorbeelden te noemen:
– ICT-systemen
– Financiële systemen
– Planningssystemen
– HR-systemen
– Afspraken, regels, werkwijzen, procedures
– Kwaliteitscontroles

4. Personeel (staff)

De naam zegt het al. Bij dit onderdeel wordt er gekeken naar de mensen binnen de organisatie. Wat er tegenwoordig op technisch gebied ook allemaal mogelijk is, zonder goed personeel ben je als organisatie nergens. Human Resource Management is hier een groot onderdeel van. Op basis van welke criteria worden nieuwe werknemers aangenomen en hoe ziet het huidige profiel van het personeel eruit? Een aantal voorbeelden van aspecten waar naar gekeken kan worden zijn:
– opleiding
– fulltime/parttime
– motivatie
– leeftijd
– ervaring
– specialisme
– groepssamenstellingen (in zijn geheel of per afdeling)

5. Leiderschapsstijlen (style)

Kijk naar de manier waarop er leiding gegeven wordt. Hoe gedragen managers/leidinggevende zich tegenover de andere medewerkers? De manier waarop er leiding gegeven wordt heeft in veel gevallen invloed op het werkplezier en de motivatie van de andere medewerkers. Kijk of het verschil tussen leidinggevende en medewerker goed zichtbaar is, of er naar medewerkers geluisterd wordt en of medewerkers om advies gevraagd wordt bij het maken van beslissingen die invloed hebben op hen.

6. Sleutelvaardigheden (skills)

Het draait hier om de USP’s (Unique Selling Point) van de organisatie. Wat onderscheid jouw organisatie van andere organisaties? Beschikt de organisatie bijvoorbeeld over bepaalde kennis, de nieuwste/beste technologie, de beste kwaliteit, of is de organisatie juist heel klantgericht en lever je het beste persoonlijke advies en de beste service?

7. Gedeelde waarden (shared values)

Dit is hét verbindende onderdeel van het 7S-model. Het gaat hier om de identiteit en de bedrijfsopvatting van de organisatie. Beschrijf hier de waarden waar de organisatie voor staat en in gelooft. De missie en visie van de organisatie zijn hier een belangrijk onderdeel van. Wanneer je dit onderdeel goed uitgewerkt hebt is het zaak om alle eerder genoemde factoren naast deze waarden te leggen en per factor en kijken of er gehandeld wordt volgens de waarden van de organisatie. Dit is van cruciaal onderdeel van het 7S-model. Dit onderdeel van de interne analyse is pas compleet als de samenhang met de gedeelde waarden in kaart is gebracht per onderdeel.

Voorbeeld 7S-model

Tips voor studenten tijdens het schrijven van hun scriptie.

1. Doe uitgebreid onderzoek

Ga voor antwoorden niet altijd naar dezelfde persoon, bijvoorbeeld je stagebegeleider. Leidinggevende kunnen heel anders tegen bepaalde situaties aankijken dan de andere medewerkers. Doe daarom je research binnen de verschillende lagen en afdelingen van een organisatie. Ga dus zelf actief opzoek naar de juiste antwoorden. Het gaat ten slotte om jouw scriptie, dus voor jou hangt er veel meer van af dat voor hen.

2. Zelf observeren

In sommige gevallen is het goed om zelf de proef op de som te nemen en op de verschillende afdelingen een kijkje te nemen zonder direct vragen te stellen, maar trek je eigen conclusies. Wanneer je vragen hebt over werkzaamheden of de manier van leidinggeven kan het zijn dat er uit interviews geen bijzondere resultaten naar voren komen, omdat veel medewerkers en leidinggevende het al jaren op dezelfde manier gewend zijn. Hierdoor loop je mogelijk bepaalde verbeterpunten mis.

3. Vraag hulp

In tegenstelling tot tip twee moet je natuurlijk ook gebruik maken van de mensen om je heen die al jarenlang binnen het bedrijf werken. Wanneer je over bepaalde punten twijfelt aan de kwaliteit of volledigheid van het antwoord vraag dan gerust om hulp. Vaak vinden de werknemers het leuk dat jij onderzoek doet naar hun bedrijf en daarom zijn ze vrijwel altijd bereid om te helpen.