Mediacontacten bij een crisis

Een crisis kan iedereen overkomen en de media zijn er altijd als eerste bij. Bent u daar op voorbereid? Dit artikel biedt een praktische handleiding.

In crisistijd gaat communicatie met de media in feite niet anders dan normaal, maar de druk is veel groter en bovendien zullen fouten harder aankomen. Let er daarom op dat iedereen de standaard regels en afspraken kent en zich eraan houdt. Laat niemand zich gedwongen voelen anders te handelen dan voorgeschreven. Dit vraagt dus een duidelijke strategie en interne communicatie van heldere regels vóórdat er een crisis optreedt! Hanteer dus de normale regels voor externe communicatie (zie de gerelateerde artikelen) maar let daarnaast op de volgende essentiele punten:

• Zelfvertrouwen; raak niet in paniek.
• Alleen officiële woordvoerders mogen met de pers praten. Verder niemand!
• Maak tijd! Als u gebeld wordt door journalisten in een crisis, reageer dan niet meteen maar zeg dat u terug belt. Gebruik die tijd om een strategie op te zetten en de bedreiging om te zetten in een kans!
• Zorg ervoor dat uw organisatie goed bereikbaar is en dat er netjes en vriendelijk wordt gedaan tegen de media.Laat u nooit in een slachtoffer rol duwen zonder dat u dat wilt.
• Begin meteen met interne communicatie zodat iedereen in het bedrijf op één lijn zit.
• Schakel een jurist in wanneer aansprakelijkheid een rol speelt.

Meestal komt een crisis niet helemaal onverwacht. Wees als bedrijf alert en erken eerlijk dat een bepaalde situatie een crisis zou kunnen veroorzaken waar de pers in geïnteresseerd is en bereid u daarop voor. Deze voorbereiding kan veel ellende voorkomen. Ook organisaties die normaal gesproken geen PR activiteiten ontplooien zullen wel altijd voorbereid moeten zijn op een crisis.

Wat te doen bij een journalistieke overval?

In een crisis situatie is uw bedrijf in het nieuws zonder dat u dat wilt. Dat betekent dat er onverwachte dingen kunnen gebeuren. Er kan zomaar een radiojournalist met open microfoon, of zelfs een complete tv ploeg (verslaggever, cameraman en geluidsman) met draaiende camera plus open microfoon naar binnen wandelen.

Receptie en beveiligingsmensen beantwoorden nooit vragen en geven ook geen informatie over wie er wel of niet aanwezig is. Het enige dat zij hebben te doen is iemand waarschuwen van de afdeling communicatie. Deze medewerker vraagt vriendelijk wat ‘men’ wil, laat een kopje koffie brengen en overlegt. Parkeer in de tussentijd de journalist of de ploeg in een wachtkamer. Liever niet bij de ingang waar iedereen langs komt maar ook niet te ver weg.

Is het enigszins mogelijk om inhoudelijk op de vragen in te gaan, doe het dan ook. Hebt u als directie besloten om niet te reageren, meld dat dan beleefd. Dit kan het beste gedaan worden door een getrainde medewerker van de afdeling communicatie. En als de journalist of de ploeg niet weg wil gaan, laat ze maar rustig zitten! Blijf beleefd, bied ze nog een kopje koffie aan, maar zorg er voor dat ze zich wel aan de regels houden.

Er is bij televisie een belangrijke regel: beelden en geluiden die rustig overkomen hebben niet de voorkeur van de televisiemakers! Overspannen gedrag, zoals een hand voor de camera of het trekken en duwen van de cameraploeg, levert een fantastisch beeld voor de kijkers op en zal altijd uitgezonden worden. Maar u begrijpt wel dat een dergelijke uitzending niet bepaald gunstig is voor het imago van uw bedrijf!

Wat er ook gebeurt, blijf beheerst en houd zelf de regie!

Aanbevolen links:
http://www.hayona.nl