Laat email niet je leven beheersen

De stroom van e-mails is voor veel mensen in hun werk vaak nauwelijks meer beheersbaar en vraagt steeds meer tijd. Een aantal praktische tips om de elektronische brievenbus weer de baas te worden.

Regels

Het tijdperk van de informatievoorziening brengt ons in aanraking met ongekende mogelijkheden.Communicatie verloopt op een manier en met een snelheid die we nog niet zo lang geleden voor onmogelijk hadden gehouden. Vooral e-mail is razendsnel ingeburgerd en wordt zeer veel gebruikt. Sommige mensen vragen zich zelfs af hoe ze vroeger toen er nog geen e-mail was hun tijd doorbrachten. En misschien zit daar nu wel juist het probleem. We vragen ons te weinig af wat de beste manier is om e-mail te gebruiken en laten ons meevoeren met de vloed. Hoeveel mensen zijn er niet die angstig hun elektronische postbus openen omdat ze niet weten hoe ze met al die berichten moeten omgaan en waar ze de tijd vandaan moeten halen om alles te beantwoorden. Voordat we het weten wordt ons leven beheerst door e-mail en moeten we ons serieus afvragen of deze nieuwe ontwikkeling ons werk nu echt efficiënter heeft gemaakt. Misschien is het daarom goed om te proberen als organisatie een aantal regels toe te passen.

De vloed indammen

Stuur uw mail alleen naar diegene(n) waar de inhoud direct voor bestemd is. Vermijd het gebruik van Cc (ter kennisgeving) en doe dat alleen als u er een proces mee in beweging wilt zetten. Bevestig de ontvangst van e-mails alleen wanneer u het met de inhoud niet eens bent of als er specifiek om gevraagd wordt. Voeg alleen een bijlage toe aan een e-mail als dat werkelijk moet gezien de inhoud. Nog beter is een verwijzing (hyperlink) naar een plaats op de centrale server of op het internet of intranet waar dat document gevonden kan worden. Beantwoord geen e-mails die alleen maar tijd kosten en geen waarde toevoegen. Probeer bijvoorbeeld structureel niet te reageren op berichten waar u alleen op gekopieerd bent (Cc). U zult merken dat dit al veel tijd bespaart.

Kort en bondig

Gebruik zo min mogelijk beleefdheidsvormen indien niet echt noodzakelijk. Dit betekent niet dat u niet beleefd moet zijn, integendeel. Geschreven tekst komt soms veel harder over dan bedoeld. Lees daarom een mail nog eens rustig door voor u hem verstuurt. Gebruik geen vette letters of onderstrepingen; dit heeft hetzelfde effect als wanneer u tegen iemand zou schreeuwen. Reageer niet impulsief of emotioneel.
In een e-mail hoort een concreet verzoek te staan, niet meer.

Meld zoveel mogelijk expliciet dat u een antwoord wilt en geef aan binnen welke termijn u dat antwoord verwacht. E-mails kunnen geen problemen oplossen, maar moeten gebruikt worden om opdrachten te geven, afspraken te regelen, feiten te noemen, concrete vragen te stellen of mededelingen te doen.

Vergaderingen kunnen niet vervangen worden door een discussie per e-mail. Deze ‘e-mail kettingen’ zijn vaak niet te volgen en blijven meestal zonder conclusie of besluit; verspilling van tijd en onnodige belasting van het netwerk. Bedenk dat in deze gevallen de telefoon misschien een beter alternatief is.

E-mail is niet altijd het juiste middel voor interne communicatie van bijvoorbeeld het management naar de rest van de organisatie. De beste manier is meestal het sturen van een kort berichtje per email met een hyperlink naar een intranet pagina. Op die plaats kunt u het bericht beter ‘aankleden’ met een mooie lay-out en een foto van de directeur die de mededeling doet. Dit verhoogt de effectiviteit van de communicatie.

Word geen slaaf van uw e-mail

Wanneer u iedere mail direct na binnenkomst opent, leest en beantwoordt dan laat u zich prioriteiten opdringen die u niet zelf bepaalt heeft. Deel uw eigen tijd in en bepaal zelf uw prioriteiten. Het is een misverstand dat e-mails direct beantwoord moeten worden. Maak in uw agenda bewust ruimte voor het werken aan e-mail en probeer buiten die tijd geen aandacht aan uw postbus te besteden. Verwerk de mails aan de hand van prioriteit, niet naar volgorde van binnenkomst. Maak op uw PC een folderstructuur waar u de e-mails tijdelijk kunt opslaan voordat u er aandacht aan kunt geven. Bijvoorbeeld:

• Actief (ontvanger wacht op antwoord)
• Lezen (geen actie vereist)
• Printen (belangrijk genoeg om als fysiek document te bewaren)
• Prioriteit 1 (zelfde dag beantwoorden)
• Prioriteit 2 (deze week beantwoorden)

Daarnaast is het raadzaam om ook een goede structuur aan te leggen om afgewerkte e-mails en de antwoorden te archiveren op uw eigen PC of op een centrale server. Gebruik daarbij een systeem dat u het beste ligt. Zorg ervoor dat email uw werk niet moeilijker maakt, maar juist efficiënter.

Aanbevolen links:
http://www.hayona.nl